Viipurin Taiteilijaseura on huomioinut EU:n uuden tietosuojalain toiminnassaan. VTS pitää yhdistyslain vaatimaa jäsenrekisteriä taiteilija- ja kannatusjäsenistään. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ja yhdistyksen jäsenten yhteystietojen ylläpito. Rekisteriä kerätään ja käytetään YhdL 11§:n mukaisesti seuran jäsenten tietojen merkitsemiseen ja säilyttämiseen.
Yhdistys pitää lisäksi erillistä näyttelyrekisteriä järjestämistään näyttelyistä ja niihin osallistuvista taiteilijoista näyttelyiden järjestämiseen, markkinointiin ja yhdistyksen toiminnan dokumentoimiseen liittyen.
Jäsenrekisteri sisältää jäsenen nimi- ja osoitetiedot, syntymäajan, puhelinnumeron, osoitteen ja s-postin, jäsenmaksutiedot, yhdistykseen liittymisajankohdan ja jäsenyyden perustan (kannatusjäsen/taiteilijajäsen/kunniajäsen/ainaiskannatusjäsen). Lisäksi VTS kerää tietoa taiteilijajäsenten taiteen alasta, taiteellisesta työskentelystä, VTS:n antamista kunniamaininnoista, stipendeistä ja kannattajajäsenille arvotuista taideteoksista.
Rekisterin tietoja käytetään yhdistyksen sisäiseen tiedotukseen, yhdistyksen toiminnan dokumentointiin, jäsenmaksujen seuraamiseen ja yhdistyksen toiminnasta ja jäsenistöstä tiedottamiseen julkisesti taiteilijajäsentensä eduksi.
Jäsen antaa häneen kohdistuvat tiedot itse liittyessään Viipurin Taiteilijaseuran jäseneksi ja jäsenyytensä aikana kirjallisesti, s-postin kautta tai Viipurin Taiteilijaseuran nettisivulomakkeen kautta. Jäsenen antamat yhteystiedot tiedot luovutetaan Karjalan Liiton ylläpitämään jäsenrekisteriin Liiton jäsenetuuksien, kuten jäsenkortin ja lehden lähettämistä varten niiden jäsenten osalta, jotka kuuluvat Karjalan Liittoon. Jäsenmäärätiedot luovutetaan SkjL:lle jäsenkorttien ja jäsenetujen saamiseksi.
Tietoja säilytetään sähköisessä muodossa salattuna VTS:n omalla salasanalla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin VTS:n vastuuhenkilöiden toimesta, lukuunottamatta yhdistyksen näyttelyihin ja muihin tapahtumiin kuuluvia, tiedottamiseen liittyviä tietoja, kuten taiteiljoiden nimitietoja ja tietoja heidän työskentelystään, joista tiedotetaan julkisesti taiteilijoiden itsensä eduksi. Kaikki muut henkilötiedot pidetään salattuna.
Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat Viipurin Taiteilijaseuran jäseniä, lukuunottamatta erillistä näyttelyrekisteriä, jossa säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka on valittu osallistumaan näyttelyihin. Yhdistyksestä eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa, viimeistään kuukauden päästä eroamis- tai erottamispäätöksestä. Edesmenneistä kunniajäsenistä pidetään listaa yhdistyksen historian ja kulttuurihistorian keräämisen vuoksi.
Mikäli et halua vastaanottaa VTS:n viestintää, tai haluat tietoja VTS:n rekisterissä pitämistä henkilötiedoistasi, tai saada tietosi poistetuksi, olethan yhteydessä joko s-postitse tai puhelimitse: sihteeri@viipurintaiteilijaseura.fi / +358 40 3247 707. Halutessasi lisätietoja rekisteriselosteesta, otathan yhteyttä.